الوصف الوظيفي لمدير مكتب بوظائف السكرتير: الميزات والمتطلبات

حتى مع وجود عدد قليل من الموظفين ، بما في ذلك فقط رئيس الشركة وموظفيها ، هناك حاجة إلى موظف مسؤول ، والذي سيكون القوة المنظمة ، القادرة على توجيه ومراقبة عملية العمل - تحدد هذه الفكرة نص الوصف الوظيفي لمدير المكتب.

يتطلب مثل هذا الموقف أن يكون لدى مقدم الطلب مجموعة من المهارات المحددة والتعليم المناسب ، بالإضافة إلى القدرة على التفاعل مع الناس. ومع ذلك ، لا تقتصر قائمة المتطلبات هذه على.

المسمى الوظيفي

بالفعل في مرحلة التقدم للحصول على منصب ، يمكن للمرشح أن يتعرف على قانون معياري ينظم حقوقه وواجباته ومجال مسؤوليته في الشركة. يسمى هذا المستند وصف الوظيفة. وتتكون من خمسة أقسام رئيسية:

1. الأحكام العامة وهي تحتوي على جميع المعلومات التنظيمية: اسم المؤسسة والمنصب الذي شغلته والوحدة الهيكلية التي تنتمي إليها. كما يشير إلى التبعية ، وإجراءات ملء المنصب والفصل ، بالإضافة إلى المتطلبات التعليمية والتأهيلية.
2. الواجبات. يسرد هذا القسم مسؤوليات الموظف ، وكذلك كيفية تنفيذها.
3. حقوق الموظف ، أي جميع الميزات الإضافية التي تساهم في الأداء الفعال للواجبات.
4. مسؤولية. وفقًا لهذا القسم ، تقرر الإدارة تقييم جودة العمل أو الترقية أو الغرامة.
5. العلاقة. يحكم هذا القسم جميع الاتصالات مع الوحدات الخارجية والداخلية التي قد تنشأ من الموظف في عملية ممارسة وظائفه.

مبادئ كتابة الأوصاف الوظيفية

الأساس المعياري لإعداد مثل هذه الوثائق هو دليل التأهيل لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين (1998). أثناء تطويرها ، تم إيلاء اهتمام كبير لوصف موقف وشروط الموظف لأداء واجباته. تم تضمين تفاصيل العمل في عنوان الوثيقة ، على سبيل المثال ، "الوصف الوظيفي للسكرتير" (مدير المكتب أو كبير المحاسبين).

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت هناك وظيفتان تحملان نفس الأسماء ، ولكن بمهام مختلفة ، فيجب إعداد مستندات مختلفة تعكس هذه الاختلافات. تختلف التوصيفات الوظيفية لمدير مكتب ضابط شؤون الموظفين بعض الاختلافات عن نفس القانون التنظيمي للسكرتير.

متطلبات مدير المكتب

بطريقة أو بأخرى ، يجب على المرشح لمنصب ما أن يقود الناس. يمكن أن يكون مجرد شخصين في شركة صغيرة أو كامل الموظفين الإداريين في مؤسسة كبيرة. بطبيعة الحال ، يجب أن يكون مقدم الطلب مستخدمًا موثوقًا للكمبيوتر الشخصي وأن يكون قادرًا على العمل مع المعدات المكتبية الأخرى (الماسح الضوئي أو الطابعة أو الفاكس). غالبًا ما يكون مدير المكتب ممثلًا للشركة ، لذا فإن الخطاب الإجباري والقدرة على كتابة خطابات الأعمال شرط مسبق. في كثير من الأحيان تطلب الشركات من هؤلاء الموظفين معرفة أساسيات الأعمال الورقية وقانون العمل. لا تزال الكفاءة في لغة أجنبية واحدة على الأقل مهارة مرغوبة ، ومع ذلك ، عند التقدم بطلب للحصول على مؤسسة كبيرة ، يعد هذا بالفعل أحد المتطلبات الإلزامية.

في بعض الحالات ، يتعين على مدير المكتب الجمع بين واجباته ووظائف الموظفين الآخرين. هذا يؤدي إلى زيادة المهارات المطلوبة. لذا ، يجب أن يكون مدير المكتب الذي لديه وظائف محاسب لديه تعليم مناسب وأن يكون لديه برامج خاصة.

المسؤوليات الرئيسية

يتضمن الوصف الوظيفي النموذجي لمدير مكتب بوظائف السكرتارية العناصر التالية:

• معالجة البريد الوارد والصادر ؛ إعادة توزيعها داخل الشركة ؛
• السيطرة على توقيت الوفاء بالالتزامات بموجب العقود والاتفاقيات ؛
• إجراء مكالمات صادرة واستقبال ؛
• العمل مع العملاء وممثلي الشركات الشريكة ؛
• مراقبة توفر القرطاسية اللازمة ؛
• الحفاظ على المعدات المكتبية في حالة العمل واستدعاء المتخصصين في حالة الانهيار ؛
• توزيع الوقت ضمن جدول العمل (في بعض الحالات للرأس) ؛
• تنظيم الأحداث اللازمة (الاجتماعات والمؤتمرات ورحلات العمل والأطراف التجارية) ؛
• تسجيل الاجتماعات
• تحديث وتجديد محتوى جديد على موقع الشركة.

تتضمن هذه القائمة المتطلبات الأساسية فقط. يمكن إضافة أصناف أخرى وفقا لتفاصيل عقد العمل المبرم. الوصف الوظيفي لمدير مكتب بمهام ضابط شؤون الموظفين ، على سبيل المثال ، يتطلب من الموظف الاحتفاظ بجميع الوثائق المحاسبية وتقديمها في الوقت المناسب أو استبدال رئيس قسم شؤون الموظفين في حالة غيابه.

مسؤوليات إضافية

بالإضافة إلى الوظائف الرئيسية ، يحتوي الوصف الوظيفي لمدير المكتب على قائمة بالمسؤوليات المختلفة ، والتي قد تختلف اعتمادًا على توجيهات الشركة. قد يُطلب من مدير المكتب العمل مع السلطات الإدارية ، أي الحصول على إذن لممارسة التجارة ، وفتح فرع لشركة أو شركة فرعية ، إلخ.

واحدة من أهم المهام هي الإدارة الفعلية للشركة في غياب مديرها. بالطبع ، هذا ممكن فقط إذا أثبت الموظف نفسه كشخص مسؤول وموثوق يعتمد عليه. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يحتوي الوصف الوظيفي لمدير المكتب على فقرة حول الحاجة إلى وضع توكيل عام. قد تكون هذه الوثيقة مطلوبة ، على سبيل المثال ، لتلقي عناصر بريدية ذات درجة عالية من الأهمية.

المتطلبات غير الرسمية

عادة ما تسمح الشركات الكبيرة مسبقًا بالاطلاع على عينة الوصف الوظيفي لمدير المكتب للمرشحين لهذا المنصب ، حتى يكونوا على دراية كاملة بقائمة المتطلبات والمسؤوليات.

ولكن حتى على مرأى من هذه السلطات ، يجب على مقدم الطلب أن يفهم أنه لا يزال أحد الموظفين العديدين في المؤسسة. في هذا الصدد ، لا ينبغي للمرء أن ينسى ما لم يرد في الوصف الوظيفي. يجب أن يكون مدير المكتب مع وظائف السكرتارية شخصًا لديه إحساس دقيق بالوقت حتى يتمكن من توزيعه حسب الضرورة.

مهام لتنظيم سير العمل

أهم شرط لعمله هو الكفاءة ، لذلك فإن الشخص الذي يشغل هذا المنصب ملزم بإستهلاك المواد المكتبية بشكل اقتصادي ، للتحكم في كمية الكهرباء المستهلكة.

بالنسبة للموظفين الآخرين ، يكون مدير المكتب مسؤولًا تقريبًا على قدم المساواة مع الرأس. بموجب هذا ، يجب عليه التأكد من أن ظروف العمل تتوافق مع المعايير الصحية وقواعد السلامة المقبولة. أخيرًا ، في أداء واجباته المباشرة ، يتمكن مدير المكتب من الوصول إلى المستندات السرية ، وهذا هو السبب في أن أحد المتطلبات هو توقيع اتفاقية عدم الكشف عن الأسرار التجارية أو أي معلومات أخرى يمكن أن تضر بموقف الشركة في السوق.

حقوق مدير المكتب

بالطبع ، فإن أداء هذا العدد من الواجبات يسمح للموظف بممارسة حقوق خاصة. كما يتم توضيحها في الوصف الوظيفي لمدير المكتب. ينبع جوهر بعضها ، مثل القدرة على الوصول إلى المعلومات السرية ، مباشرة من الحاجة إلى الوفاء بمسؤولياتهم الوظيفية. يرتبط البعض الآخر بامتيازات السلطة. لذا ، يحق لمدير المكتب أن يطلب من بقية الموظفين تصحيح الأخطاء التي ارتكبوها بإهمال في وثائق الإنتاج ، وتحديد مقدار الحوافز لهم ، أو فرض عقوبات على الموظفين المهملين.

غالبًا ما يكون مدير المكتب هو الرابط بين الموظفين وصناع القرار. يسمح له هذا المنصب بتحقيق ظروف عمل أفضل وتقديم رغبات جماعية لتحسين جودة العمل لكل من إدارة معينة والمؤسسة ككل.

ملامح الوصف الوظيفي لمدير مكتب قسم المبيعات

كان مديرو المكاتب لا غنى عنهم منذ فترة طويلة في الشركات الكبيرة وغير الكبيرة ، لذا فهم بحاجة إلى بعض المهارات الخاصة لملء مثل هذا الشاغر. الحالة الشائعة هي عندما يعمل العديد من مديري المكاتب الذين لديهم وظائف خاصة ، والتي يشرف عليها أحدهم ، في نفس المؤسسة. تتوافق أوصاف وظائفهم بشكل أساسي ، ولكنها تختلف في مجموعة إضافية من الوظائف.

لذلك ، إذا كان مدير المكتب يعمل في قسم المبيعات ، فقد يحتوي وصف وظيفته على عناصر مثل:

• البحث عن نقاط بيع جديدة ؛
• تتبع التغيرات في هيكل الطلب ؛
• إعداد وثائق الإبلاغ عن المبيعات المثالية ؛
• العمل المباشر مع العميل لتلقي الطلبات ومعالجتها اللاحقة ؛
• العمل على إعلام العملاء بالتغييرات المحتملة في تشكيلة السلع وإعادة حساب الأسعار ؛
• تنظيم الاجتماعات اللازمة ؛
• توقيع عقود توريد البضائع.

قد تتعلق متطلبات أخرى بتفاصيل السلع التي تقدمها الشركة. إذا كانت الشركة مرتبطة ببيع العقارات ، فقد تتضمن واجبات مدير المكتب إعداد كتيبات المعلومات وإعداد وثائق محددة.

مسؤولية مدير المكتب

في حالة عدم الوفاء بواجباته ، عند ارتكاب المخالفات ، بما في ذلك الكشف عن الأسرار التجارية ، أو القيام بأعمال أخرى تضر بصورة الشركة ، يكون مدير المكتب مسؤولًا وفقًا لمعايير القوانين الإدارية والمدنية والجنائية. إذا لحقت أضرار مادية بالمنظمة ، يعاقب بالعقوبة وفقاً لأحكام قانون العمل.