مدير المكتب - من هو؟ واجبات مدير المكتب

"العوالق" ، "المديرين" - كل هذه التعاريف المحايدة تتعلق بعمل العاملين في المكاتب. لكن هل هذه الوظيفة عديمة الفائدة؟ مدير المكتب - من هو؟ ما هي مسؤولياته؟

مدير المكتب - من هو؟

غالبًا ما يتم الخلط بين مهنة مدير المكتب ومهنة السكرتير. ولكن لا يزال هناك فرق بين هذه التخصصات. لذا ، مدير المكتب - من هو؟

مدير هذه المنطقة هو مدير مكتب أو مدير. ينظم العمل المكتبي ، كونه حلقة إعلامية مهمة بين الموظفين والرؤساء والعملاء والموظفين ، إلخ.

كلما كان نشاط المنظمة أكثر نشاطًا ، زادت المشاكل التي تواجهها في الأمور والوثائق التنظيمية الصغيرة اليومية. تنفيذها وتوفر مدير مكتب.

يتأكد من أن جميع الوثائق الحالية ، وكذلك أوامر من رؤسائه ، يتم تنفيذها على النحو الواجب. في الوقت نفسه ، يجب إبلاغ الأوامر التنفيذية لموظفي الشركة في الوقت المحدد ، ويجب أن تؤخذ جميع الشكاوى من الزوار في الاعتبار ، ويجب إبلاغ مقترحات الموظفين إلى السلطات.

وبالتالي ، فإن العمل المكتبي ، وكذلك الاتصالات في الشركة تقع جزئيًا على أكتاف مديري المكاتب.

مكان العمل والراتب

مطلوب مدير مكتب في أي شركة لديها مكتب ومدير وعدد قليل من الموظفين على الأقل. في المنظمات الصغيرة ، تكون قائمة مسؤوليات مثل هذا المتخصص أصغر بكثير من ، على سبيل المثال ، في شركة ضخمة. في شركة كبيرة قد يكون هناك العديد من مديري المكاتب ، ويتم تعيين كل منهم لقسمه الخاص.

وتبين أن الطلب على هؤلاء المتخصصين مرتفع للغاية ، وربما سيستمر في النمو. ولكن لا توجد أي فرص عمل. خاصة إذا لم يعد الشخص يمتلك مهنة ، بالإضافة إلى إدارة المكاتب.

نظرًا لحقيقة أن المهام ليست معقدة للغاية ، فإن المنافسة على وظيفة واحدة ، على الأقل في روسيا ، عالية جدًا - 6 أشخاص لشغل وظيفة شاغرة. في الوقت نفسه ، الراتب منخفض بمعايير رأس المال - 27 ألف روبل.

في العاصمة الثقافية - سانت بطرسبرغ - يكون راتب هؤلاء العمال أقل بحوالي 5-7 آلاف ، والمنافسة أعلى بعدة مرات. كلما كان أبعد من محيط الدولة ، انخفض الراتب والمزيد من المتقدمين للوظيفة.

الصفات الشخصية اللازمة

تحتاج الأوامر التي يتلقاها مدير المكتب ، كقاعدة عامة ، إلى التنفيذ العاجل والفوري. لذلك ، يجب على مقدم الطلب ، أولاً وقبل كل شيء ، الاجتهاد والسرعة والالتزام بالمواعيد. الذاكرة الجيدة والتركيز مهمان أيضًا.

يجب أن يكون الشخص الذي يشغل هذا المنصب ودودًا واجتماعيًا ، لأنه في بعض الحالات يعمل كممثل للشركة أمام العملاء.

يجب أن يكون لدى مدير المكتب خطابًا مختصًا ومنظمًا منطقيًا ، بالإضافة إلى أخلاقيات العمل الرئيسية ، حيث أنه غالبًا ما يشارك في تنظيم مفاوضات الأعمال واجتماعات الشركات.

المعرفة المفيدة ، مثل رقم هاتف كهربائي جيد أو خدمة توصيل طعام الغداء ، لن تضر أيضًا. في الواقع ، في العديد من الشركات يتم التحكم في الطلب في المكتب ، وكذلك شبع الموظفين من قبل المدير.

مهارات مدير المكتب الأساسية

1. الشرط الأول لمثل هذا الموظف هو معرفة جيدة بالكمبيوتر والإنترنت. إذا كان مقدم الطلب ، بالإضافة إلى Word و Excel ، سيمتلك Photoshop أو Office Picker Manager ، فهذا سبب آخر لتوظيفه ، وليس شخصًا آخر.
2. سرعة طباعة عالية. تعد القدرة على كتابة النصوص بسرعة واحدة من أهمها لمدير المكتب.
3. المهارات في الإدارة الإدارية التي تم الحصول عليها في الوظائف السابقة مطلوبة إذا حصل الشخص على وظيفة في شركة كبيرة.
4. مهارات العمل الورقي. التوثيق هو أحد المسؤوليات الرئيسية لهذا النوع من المتخصصين ، لذلك لا غنى عن المعرفة الأساسية.
5. استخدام واثق لمعدات المكاتب. الفاكسات والطابعات والماسحات الضوئية - كل هذا يجب أن يكون ضمن اختصاص مدير المكتب.
6. مهارات الاتصال الدبلوماسي والاختصاصي. يجب ألا يتواصل مدير المكتب بكفاءة فقط ، بل يجب أن يكون قادرًا على حل حالات الصراع ، إذا لزم الأمر.
7. إتقان لغة أجنبية. في الشركات العالمية الكبيرة ، يجب أن يكون مدير المكتب بطلاقة في اللغة الإنجليزية الأساسية على الأقل.

الأحكام العامة لوصف الوظيفة

تمت الموافقة على منصب مدير المكتب من قبل الرئيس التنفيذي للشركة. في الشركات المختلفة ، قد تختلف في بعض النواحي ، ولكن بشكل عام لا تتغير أحكامها الرئيسية. من الضروري أن تتعرف على تعليمات العمل قبل توقيع عقد العمل ، حتى لا تشتكي لاحقًا من أن أداء واجبات معينة لم يكن جزءًا من خططك.

قد تشير الأحكام العامة إلى:

• من المسؤول عن تعيين مدير المكتب ؛
• من له الحق في إعفائه من منصبه ؛
• لمن يقدم الموظف تقارير ؛
• الذي يقدم التقارير إلى مدير المكتب ؛
• الذي يؤدي واجبات مدير المكتب في حالة غيابه ، إلخ.

عادة ، يقدم مديرو المكاتب تقارير إلى الرئيس التنفيذي. يقوم مديرو المكتب بإبلاغ السعاة والسائقين والمنظفات ، إلخ.

أيضا في الأحكام العامة يمكن تحديد أي موظف بمستوى المؤهلات التي يمكن قبولها للمنصب الموصوف.

الواجبات المباشرة

تحدد الفقرة التالية في التعليمات واجبات مدير المكتب.

بالنسبة للسيرة الذاتية للوظائف الشاغرة ، غالبًا ما يكتب المتقدمون في عمود منفصل المسؤوليات التي قاموا بها في وظيفة مكتبية سابقة. لذا يحصل صاحب العمل على مزيد من المعلومات حول مهارات مقدم الطلب.

ما هي العناصر التي قد تكون المسؤوليات المباشرة لمدير المكتب؟

1. الإشراف على المكالمات الهاتفية. يجب على الموظف الرد على المكالمات الواردة ، قدر المستطاع ، والإجابة على أسئلة المعارضين ، وإبلاغ رؤسائه بالمعلومات التي طلبوا إرسالها.
2. تنظيم الوثائق. تخزين ومحاسبة المستندات ، ومراقبة المراسلات ، وتنفيذ الأوامر ، إلخ. - هذه هي المسؤوليات المباشرة لمدير المكتب.
3. استنساخ الوثائق. بناء على تعليمات خاصة من الرئيس ، يقوم الموظف بنسخ العمل ونسخه.
4. صنع الرسائل والطلبات - أي المراسلات مع الشركاء أو العملاء أو الموردين بناءً على طلب المشرف المباشر.

قد تتضمن واجبات مدير المكتب ستة أنواع أخرى من العمل على الأقل. ولكن في كل شركة ، يتم تحديد العبء على المتخصصين في هذه الفئة بشكل فردي.

حقوق مدير المكتب

أي تعليمات لمدير مكتب لا تتضمن واجبات فحسب ، بل أيضًا حقوقًا.

1. لتقديم معلومات كاملة. لأداء مهام معينة ، يحق لمدير المكتب أن يطلب توفير تلك الكمية من المعلومات ، بما في ذلك السرية ، التي يحتاجها.
2. مقترحات ترشيد سليمة. إذا كان تنظيم الأعمال المكتبية أو الابتكارات أو أوامر إضافية من المدير العام ضرورية ، عندها يحق للمدير أن يعرض تقديمها.
3. تتطلب ظروف عمل مناسبة. إذا تعذر أداء الواجبات الرسمية بسبب الافتقار إلى الشروط اللازمة ، فقد يطلب مدير المكتب إنشاؤها.
4. التصرف ضمن الاختصاص. بعد دراسة الوصف الوظيفي ، يحق للموظف اتخاذ القرارات وإصدار الأوامر ، ولكن فقط في إطار اختصاصه.

هذا دليل تقريبي للحقوق التي يمتلكها مدير المكتب. قد يتم استكمالها أو تقليلها اعتمادًا على تفاصيل المؤسسة.

مسؤولية

مدير المكتب مهنة تنطوي أيضًا على بعض المسؤولية. يتم تحديد نطاقها والعقاب على انتهاك القواعد من قبل كل صاحب عمل على حدة. تبدو النقاط الأكثر شيوعًا التي يتم تحديد المسؤولية عنها في الوصف الوظيفي شيئًا مثل هذا.

1. لموقف إهمال لواجباتهم. إن تنفيذ الأوامر في وقت غير مناسب وأي إهمال آخر هو خطأ الموظف ، والذي يجب الرد عليه.
2. للكشف عن المعلومات السرية. في عقود العمل وأوصاف الوظائف ، يجب عليك قراءة البنود المتعلقة بسرية المعلومات بعناية. للكشف عنها ، في معظم الأحيان يمكنك أن تفقد وظيفتك.
3. لانتهاك الاختصاص. لا يُسمح بإجراءات تتجاوز نطاق اختصاص الموظف.
4. لانتهاك جدول العمل ، إلخ. تقع مسؤولية انتهاك جدول العمل أو قواعد السلامة من الحرائق أو احتياطات السلامة أيضًا على الموظف.

إيجابيات وسلبيات المهنة

لهذه المهنة ، مثل العديد من المهن الأخرى ، عدد من المزايا والعيوب. لذا ، ما هي مزايا العمل على مدير المكتب؟

ترتبط ردود العمال الذين يعملون على هذه الجبهة ، أولاً وقبل كل شيء ، بالطلب المرتفع على هذه المهنة: بعد اكتساب بعض الخبرة في هذا المجال ، فإن العثور على مكان مدفوع أفضل ليس بالأمر الصعب. تلك المهارات الإدارية المكتسبة في عملية العمل ذات صلة بالحياة اليومية. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك العمل كمدير للمكتب بتطوير مهارات الاتصال الخاصة بك.

ومن بين السلبيات العبء النفسي المتزايد الذي يعانيه الموظفون ، لأنه في يوم عمل واحد عليك حل الكثير من القضايا المتنوعة. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يقوم المديرون ، بالإضافة إلى المهام المباشرة ، بتحميل مديري المكاتب بالطلبات الشخصية والتعليمات الإضافية.

أين تدرس المهنة؟

مدير المكتب الذي يتضح هذا مما سبق. ومع ذلك ، أين يمكن للمرء أن يتعلم هذه المهنة؟

لا توجد هيئة تدريس خاصة لإعداد مديري المكاتب في أي جامعة. ولكن غالبًا ما يريد المدير أن يحصل شخص حاصل على تعليم عالٍ على هذا المنصب. ما هو نوع التعليم الذي لن يكون مهمًا دائمًا - الشيء الرئيسي هو أن مقدم الطلب هو خريج من الجامعة. في المدن الإقليمية ، يمكن اتخاذ هذا المنصب حتى بعد 9 فصول من التعليم. كل شركة تقرر بشكل فردي مدير المكتب الذي تطلبه.

الأهم من ذلك كله ، سوف يهتم صاحب العمل بخصائص أخرى للمرشح:

• ما إذا كان قد عمل في هذا المجال من قبل ؛
• ما مدى جودة مهارات الكمبيوتر
• هل تعرف الأعمال الورقية ؛
• هل يتكلم اللغات ، إلخ.

لا يمكنك خصم مهارات التواصل للشخص. إذا كان كل شيء على ما يرام وفقًا لهذه المؤشرات ، تزداد فرص الحصول على وظيفة.