مهنة التوثيق: مسؤوليات الوظيفة

تدفق المستندات هو عنصر مهم في النشاط وعنصر لا غنى عنه في إدارة أي مؤسسة أو مؤسسة أو مؤسسة. يجب تكوين أوراق العمل بشكل صحيح وتخزينها بشكل منهجي ونقلها على النحو الأمثل. مع تطور الاقتصاد ، يتزايد تدفق المعلومات وعدد الوثائق في جميع مجالات النشاط البشري. لذلك ، في الوقت الحاضر ، يتزايد الطلب على مهنة جديدة إلى حد ما - مدير وثائق.

من هو مدير المستندات

أخصائي المستندات هو أخصائي يشارك في تسجيل ومحاسبة الوثائق. المهن ذات الصلة هي سكرتير ، أمين المحفوظات ، كاتب.

يجب إعداد الوثائق الإدارية للإدارة بشكل صحيح وفقًا للمعايير وإبلاغ الموظفين بها ، وعلى وجه التحديد أولئك الذين تستهدفهم الأوامر. تميل الوثائق إلى أن تكون قديمة ، خارج التداول. في هذه الحالة ، يجب فرزها وفقًا للقوانين التشريعية المتعلقة بحفظ السجلات ووضعها في الأرشيف. كل هذا يتم عن طريق مدير المستندات.

قد تبدو المسؤوليات الوظيفية لأخصائي المستندات مملة. ولكن هذا فقط للوهلة الأولى. من خلال مدير المستندات ، خاصة إذا كان هو المسؤول الوحيد عن إدارة المستندات في المؤسسة ، فإن جميع تدفقات المعلومات تمر ، يمكنه تتبع عمل جميع الإدارات وفهم آليات النشاط وتطوير الشركة.

في المنظمات الكبيرة ، عادة ما تنقسم مسؤوليات المتخصصين في العمل مع المستندات: التصميم والتسجيل والدخول في قاعدة بيانات إلكترونية والتحكم في التنفيذ والتخزين يتم تنفيذها من قبل أشخاص مختلفين وحتى أقسام كاملة.

ما يحتاج مدير المستندات إلى معرفته

من أجل رسم المستندات بشكل صحيح حيث يتم تقديم المعلومات بشكل موجز وواضح وواضح ، يجب على المتخصص أن يعرف الغرض وأشكال تجميع جميع أنواع المستندات. من أجل معرفة كيف تبدو الوثيقة الملزمة قانونًا ، يجب أن تمتلك أساسيات القانون.

نظرًا لأنه يتم تخزين معظم المستندات اليوم على الوسائط الإلكترونية ، ويلزم تبادل المعلومات باستخدام الكمبيوتر ، يجب على أخصائي إدارة المستندات فهم البرنامج. يجب عليه إنشاء قواعد بيانات إلكترونية وأن يكون قادرًا على التواصل مع الأفراد الذين يخدمون الأنظمة الآلية لإنشاء وتخزين وإرسال المستندات.

لتخزين المستندات في الأرشيف ، يجب على المتخصص معرفة قواعد ومواصفات معينة. الغرض من المستندات وسريتها وشروطها وشروط تخزينها - وفقًا لهذه المعايير ، تحتاج إلى فرز المستندات في الأرشيف ، ثم إنشاء نظام بحث فعال.

مسؤوليات التوثيق

تتضمن مسؤوليات الوظيفة لمدير المستندات في مؤسسة ما

- إعداد ومحاسبة وتخزين ومراقبة الوثائق ؛

- تنظيم سير العمل وضمان حركة الوثائق ؛

- تنظيم التدفق الأمثل للوثائق داخل المنظمة ؛

- تنظيم تخزين وتطوير مصنفات التوثيق ؛

- فرز وفحص القيمة ونقلها إلى أرشيف الوثائق التي انتهت صلاحيتها ؛

- تبسيط الوثائق الواردة ؛

- تطوير النماذج القياسية وأوراق الوثائق ؛

- إنشاء قواعد وثائق مع إنشاء أرقام التسجيل والأرقام وعناوين التخزين الإلكترونية ؛

- إعداد المواد اللازمة للاجتماعات والمفاوضات والاجتماعات.

يؤدي مدير المستندات الرائد الواجبات الرسمية ، في الواقع ، نفس الشيء ، ولكن مع حصة أكبر من المسؤولية ، بالإضافة إلى إعطاء المهام للموظفين الأقل رتبة.

المسؤوليات الوظيفية لمدير المستندات في مؤسسة تعليمية

يجب أن يعرف مدير المستندات في مؤسسة تعليمية ، من بين القوانين التشريعية الأخرى ، قانون الاتحاد الروسي "بشأن التعليم". نظرًا لأن رياض الأطفال والمدارس لديها عدد محدود من الموظفين ، فإن مدير المستندات يجمع بين واجبات السكرتير وكاتب وعامل الموظفين ، ويسترشد بالتوصيات المنهجية للعمل مع الوثائق في المؤسسات التعليمية (رسالة من وزارة التعليم في الاتحاد الروسي بتاريخ 02.12.2000 رقم 03-51 / 64).

تشمل واجبات مدير المستندات في رياض الأطفال ، من بين أمور أخرى ، إعداد عقود العمل مع الموظفين وتنفيذ الملفات الشخصية ، والاحتفاظ بكتاب للأطفال. كما يعمل مع مكتب تسجيل عسكري ويحافظ على الوثائق المناسبة إذا كان هناك موظفون عسكريون مسؤولون في المؤسسة.

يكمل مدير المستندات الواجبات الرسمية في المدرسة من خلال إعداد مسودة وثائق إدارية حول حركة الوحدة وملء الملفات الشخصية ، والاحتفاظ بكتاب أبجدي للطلاب ومراعاة ساعات العمل المدرسي لموظفي المدرسة ، ومعالجة ومعالجة نقل الملفات الشخصية للطلاب إلى الأرشيف.

لا تجري مؤسسات التعليم العالي الأنشطة التعليمية فحسب ، بل أيضًا الأنشطة العلمية.

واجبات مدير المستندات في الجامعة تجعل المتخصص على الأقل بشكل عام يفهم ملف تعريف هيئة تدريس معينة ، لأنه يجب عليه إعداد المستندات للاجتماعات والاجتماعات والاحتفاظ بمحاضرها ومحادثاتها الهاتفية نيابة عن العميد.

الصفات الشخصية لأخصائي إدارة الوثائق

الانتباه هو أهم نوعية للمتخصص في العمل مع المستندات. الدقة والدقة والمسؤولية تكمل قائمة الصفات الشخصية اللازمة للعمل مع أوراق العمل. يمكن أن تكلف الأخطاء في البيانات ، وانتهاك القانون ، وفقدان المستندات الشركة الكثير عند إبرام العقد أو تدقيق الموظفين.

تتطلب كميات المعلومات التي يعمل معها مدير المستندات ذاكرة جيدة.

للعمل في أي مجال ، يحتاج إلى المثابرة ومحو الأمية عند العمل مع الأوراق ، وفي مجال إدارة شؤون الموظفين - والقدرات التنظيمية والإبداع ومهارات الاتصال.

يعد تحديد الأهداف الصحيحة والعمل مع هيكل الشركة ، ما يسمى بصفات تنظيم المشاريع ، أمرًا ضروريًا لمدير المستندات لتنظيم سير العمل والمصنف الأمثل.

غالبًا ما يعمل مدير المستندات بمفرده في الشركات الصغيرة. يساعد التنظيم الذاتي والانضباط وضبط النفس على تنظيم العمل الفعال.

متطلبات التوثيق

يتطلب إطار تنظيمي متين لإدارة الوثائق التدريب. لذلك ، عند التوظيف ، يلزم الحصول على دبلوم من مؤسسة تعليم عالٍ أو مؤسسة تعليمية خاصة ثانوية في تخصصات "التوثيق" ، "دعم توثيق مؤسسة". هناك أيضًا تخصصات ذات صلة: "دعم التوثيق في الفقه" أو "دعم المعلومات للمؤسسة".

الوثائق التشريعية واللوائح الإدارية والوثائق الإدارية والمعيارية والإرشادية للهيئات العليا المتعلقة بسير العمل هي متطلبات عامة للوثائق التي يجب أن يعرفها مدير المستندات. تتطلب مسؤوليات العمل المعرفة ، أو على الأقل أساسياتها ، حول طرق التحليل والبحث والتصميم والتنفيذ وتطوير أنظمة التوثيق ، على تصميم وتشغيل أنظمة التحكم الآلي ؛ تنظيم الأرشفة والبرمجة الأساسية.

مزايا وعيوب مهنة مدير المستندات

إن مهنة مدير المستندات عالمية. يسمح الدبلوم والمعرفة في التخصص للخريج بالعمل في أي منظمة ، لأن سير العمل في كل مكان. هذه هي الميزة الرئيسية للمهنة.

يمكن اعتبار الميزة الثانية فرصة للعمل كمسؤول وأمين أرشيف وكاتب ومساعد سكرتير ومدير مكتب ومساعد مدير وليس فقط مدير مستندات.

الميزة الثالثة هي أنه على الرغم من العمل الروتيني على ما يبدو ، فإن مدير المستندات هو مركز تدفق المعلومات في المنظمة ويمتلك كل أسراره تقريبًا. في بعض الأحيان ، بالإضافة إلى الإدارة العليا ، هو المالك الوحيد لهذه الأسرار.

تسمح الخبرة العملية وروح المبادرة لمدير المستندات بتنظيم أعماله الخاصة لتوفير خدمات المعلومات ، إذا رغبت في ذلك.

تشمل مزايا المهنة العمل في المكتب في ظروف جيدة ، بغض النظر عن الملف الشخصي للمؤسسة وجدول عمل صارم.

إن مساوئ المهنة الوثائقية هي التوحيد ، والأهم من ذلك ، مسؤولية كبيرة.

أين يمكن أن يعمل مدير المستندات؟

نظرًا لأن مديري المستندات الذين تلقوا تعليمًا في ملفهم الشخصي يمكنهم العمل مع جميع أنواع المستندات (المحاسبة ، والعاملين ، والعلمية والتقنية) ، فقد يكونون مطلوبين في منظمات مختلفة:

- في السلطات المحلية والمحلية ؛

- في هيئات إدارة المقاطعات ؛

- في خدمات المحفوظات والوثائق الوثائقية للهندسة والتصميم ، ومؤسسات البحث ، والرعاية الصحية ، والمحفوظات ، والمكتبات والمتاحف ، وهياكل إنفاذ القانون ؛

- في الخدمات الإدارية وإدارات الهياكل التجارية: الأعمال الورقية وإدارة المكاتب وإدارة شؤون الموظفين ؛

- في مجال تطوير أنظمة المعلومات ، استشارات التوثيق ، تدقيق أمن المعلومات.

يعتمد النمو الوظيفي لمدير المستندات على مكان العمل. في الهياكل الكبيرة ، يمكن أن يرتقي إلى مدير الشؤون ، في صغير - إلى مساعد المدير. يمكن اعتبار ذروة مهنة إدارة الوثائق إعداد وثائق للحكومة ورئيس الاتحاد الروسي.