سكرتير المهنة. المرجع هو

تحلم العديد من الفتيات ببدء مهنة بمنصب سكرتير مرجعي. هذه رغبة طبيعية ومعقولة تمامًا. لا يفكر الجميع فقط في ما هو مطلوب لذلك (باستثناء المظهر الجذاب). لكن الأمر يستحق ذلك. بعد كل شيء ، فإن المرجع ليس مجرد "وجه جميل" بجانب القائد. بل إنه "دليل" حول جميع القضايا: فتاة تعرف كل شيء وذكية وتجد مخرجًا من أي موقف. دعونا نلقي نظرة فاحصة.

ما عليك القيام به

في أي منظمة ، هناك تعليمات من الأمين المرجعي. يحتوي على قائمة (مفصلة في بعض الأحيان ، وأحيانًا ليست شديدة) للواجبات الرسمية. وتشمل هذه المهارات. يجب أن يكون الشخص المحظوظ في الحصول على مثل هذه الوظيفة قادرًا على التواصل مع العملاء والتفاوض (شخصي وهاتف) واختيار وتنظيم المواد وإعداد الملخصات والمزيد. أي أنه من الواضح أن هذا الشخص يجب أن يكون لديه الكثير من المهارات. تعتمد التفاصيل على اتجاه الشركة. لذا ، على سبيل المثال ، مطلوب مستشار قانوني لفهم التعقيدات القانونية. يحدث أن يرتبط هذا الموقف بالقدرة على حل القضايا التنظيمية. وبعبارة أخرى ، فإن المرجع هو "اليد اليمنى" للزعيم. إنه دائمًا في الأجنحة ، يجب أن يعرف كل شيء يحتاجه الرئيس لعمله.

بعض الأسئلة المهنية "الخاصة"

هنا يجدر التوضيح قليلاً بما "عادة ما يكون خفي وراء الكواليس". نظرًا لأن المرجع هو بالضبط الشخص الذي يتواصل مع الرئيس في أغلب الأحيان ، فإنه مطالب بامتلاك بعض القدرات الدبلوماسية. لماذا ا؟ الأمر بسيط: القائد (خاصة فريق كبير) ليس لديه وقت للتعامل مع جميع الفروق الدقيقة في العلاقة. عادة ما يكون رجل عمل. عندما يحظى شخص ما بعيد ميلاد ، سوف يلد ، ولديه أطفال - وهذا يهمه فقط فيما يتعلق بلحظات العمل. كل هذه "الأشياء الصغيرة" تقع على عاتق السكرتير المساعد. إنه ملزم بإخبار رئيسه عندما تكون العطلة هي الإبلاغ عن التوتر الناشئ في الفريق (إذا كان يستحق اهتمامه). لذا اتضح أنه أولاً يجب على مساعد الوزير نفسه معرفة ذلك ، والتخلص من الفائض ، ثم "تحميل" المدير. هذا العمل ليس سهلا! ولكن هذا كان من مجال المهام غير الرسمية.

وظائف رئيسيه

تقع جميع الأعمال المكتبية تقريبًا على عاتق حصة السكرتير المساعد في الشركات الصغيرة. في جزء كبير منه. أي أنه سيتعين عليك تعلم كيفية كتابة الرسائل ، وترتيب الاستقبال والإرسال والتسجيل والتوزيع (إن وجد) بشكل صحيح وما إلى ذلك. من الواضح أنه لا يمكن الاستغناء عن المعرفة الكاملة للغة الروسية. رسائل الخطأ هي الوجه المدلل للشركة. في بعض الأحيان يكون مطلوبًا أن يعمل شخص لديه معرفة باللغات الأجنبية في هذا المنصب. علاوة على ذلك ، فإن المرجع هو الشخص الذي يربط موظفي الشركة (أو إداراتها) مع بعضهم البعض. تشمل وظائفه التوزيع الصحيح لتدفق المعلومات بين الوحدات الهيكلية التي تعمل على شيء واحد كبير. المرجع هو مهنة معقدة إلى حد ما ، حيث يجب على المرء أن يأخذ في الاعتبار العديد من التفاصيل والحقائق. كل هذا ضروري للقائد ليشعر بالراحة ، لا يلهيه التفاهات من الخط الرئيسي.

الجودة الشخصية

نظرًا لأن عمل المرجع يعتمد على الاتصال ، فإنهم يختارون شخصًا تواصليًا وغير متعارض مع المنصب. في أي شركة ، هذه وظيفة "مفتاح". الشخص الذي يشغله له تأثير كبير على كل من القائد والزملاء. لذلك ، فإن الآداب مطلوبة ببساطة. أيضا ، يجب أن يكون مساعد وزيرة الخارجية في الوقت المحدد ، وذكي ، وحتى مبدع. يجب أن يكون المرء قادرا على إيجاد طريقة مقبولة للخروج من أي موقف. يفكر المراجع أولاً في "وجه" صاحب عمله ، ثم عن نفسه. إن مستوى المسؤولية ليس فقط مرتفعًا ، بل عالميًا. لا يستطيع الجميع التعامل مع مثل هذا الحمل. لذلك ، تحتاج إلى التفكير بعناية قبل التقدم بطلب للحصول على مثل هذا المنصب. ينبغي أن يكون الأمين المساعد في مكان العمل قادراً على وضع اهتماماته في الخلفية. في البداية - كل ما هو ضروري لعمل الرئيس. بالمناسبة ، لهذا السبب غالبًا ما تشغل الفتيات هذا المنصب ، لأن رعاية الجار في النساء تكون في الدم.

معلومات سرية

من الواضح أنه مع هذا التواصل الوثيق ، سيتم معرفة العديد من الحقائق التي لا ينبغي نشرها للجمهور. هذه ليست فقط أسرار مهنية وأسرار تجارية. غالبًا ما يكون السكرتير ، كصديق مقرب ، موثوقًا به ومعلومات شخصية. هل تجدر الإشارة إلى أن المرجع مطلوب حتى يتمكن من تخزين المعلومات السرية. هذه واحدة من مهاراته المهنية الرئيسية.

ما هو التعليم المطلوب

يحاول الرأس اختيار مرجع ، بناءً على اتجاه النشاط. أي يجب أن يكون المتقدم حاصل على دبلوم يتوافق مع عمل الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يتم اختيار الأشخاص الذين حصلوا على تعليم قانوني لهذا المنصب. يعد هذا مناسبًا إذا كان عليك غالبًا إبرام الصفقات وإعداد وثائق أخرى. من أبسط المتطلبات: الطلاقة في جميع برامج الكمبيوتر (المكتب) ، والقدرة على الطباعة (بسرعة وكفاءة). نظرًا لأن المرجع هو ، في الواقع ، مستشار ، فأنت بحاجة إلى المهارات اللازمة للعثور على المعلومات على الويب وفي وضع عدم الاتصال. يتم نقل الشخص الذكي الذي لديه رد فعل سريع لمثل هذا الموقف أكثر من حامل الدبلوم "الصحيح" ، الذي لا يعرف كيف يتقن الموقف بسرعة.

مكان العمل

مثل هذا المنصب كسكرتير مرجعي موجود الآن في أي مكتب تقريبًا. غالبًا ما يتم تسميتها بهذه الطريقة فقط ، ويقوم الشخص بوظائف مختلفة. كل هذا يتوقف على حجم الشركة والمهام وعدد الموظفين. في بعض المؤسسات ، يؤدي السكرتير أيضًا وظائف محاسب ، في شركات أخرى - محامٍ وما إلى ذلك. هذه بداية رائعة للشخص الذي يسعى إلى النمو الوظيفي. لفترة قصيرة من الزمن ، يمكنك إتقان العديد من المهارات ، إتقان المهن المختلفة ، الشيء الرئيسي هو فهم عمل الشركة ، "لمس" كل شيء بيديك. ولكن عليك "الدوران" بسرعة كبيرة. نظرًا لأنه يجب معالجة الكثير من المعلومات في وضع السرعة العالية. ولكن إذا نجح كل شيء ، فستكون المعرفة المكتسبة كافية لبدء صعود مستقل لتلك الخطوط التي تحددها لنفسك. ولكن هذا ليس ضروريا على الإطلاق. بما أن مهنة المرجع ، إذا كنت تأخذها على محمل الجد ، فهي مثيرة للاهتمام في حد ذاتها. لا تدع

واجهت في اتجاه ضيق ، وإتقان باستمرار جميع أحجام المعرفة الجديدة ، وتحسين.

كيف تحصل على مقابلة

إذا قررت أنك ستتعامل مع مثل هذه الوظيفة المسؤولة ، فيجب عليك تقديم سيرة ذاتية للشواغر المتاحة. تأكد من التحقق من معرفة الإجابات. ضع في اعتبارك أن الأخطاء الإملائية ستقلل فرصك إلى الصفر على الفور. يجب أن يكون الأسلوب أيضًا مقيدًا للأعمال. سيتم وزن كل كلمة من كلماتك بعناية ومدروسة. ثم تبدأ "المحاكمات". سيكون عليك تخصيص بعض الوقت لإثبات أنك ستكون قادرًا على أن تكون مساعدًا جديرًا بالزعيم. تأتي كل شركة بأساليبها الخاصة. ومع ذلك ، استعد لحقيقة أنه عليك التحدث مع مسؤولين مختلفين ، وإعداد عدة وثائق رسمية ، والرد على مكالمتين هاتفيتين. يجب أيضًا أن تأخذ في الاعتبار حقيقة أن مظهرك سيتم التحكم فيه بصرامة. أي أنهم سوف "يفحصون" من الرأس إلى أخمص القدمين. في معظم الأحيان ، ستحتاج إلى إظهار نمط عمل من الملابس (المكياج ، تصفيفة الشعر). من غير المرغوب فيه أيضًا استخدام الروائح القوية. فكر في كل شيء صغير! يجب أن يكون كل شيء بداخلك متحفظًا ، ولكنه جذاب. نصيحة: ابق متواضعا ، ولكن واثق. كن ذكيا ، ولكن ليس متعجرف. ثم يجب أن يعمل كل شيء بالتأكيد!