كيفية إنشاء ملفات تعريف الوظائف للعثور على الموظفين الثمين؟

قبل كل مدير أو مدير موارد بشرية ، عاجلاً أم آجلاً ، يصبح سؤال شغل منصب شاغر. اختيار أخصائي جيد ليست مهمة سهلة. لهذا الغرض ، غالبًا ما يضع المديرون ملفات تعريف الوظائف التي تساعدك على التنقل في متطلبات مقدم الطلب.

تعريف المفهوم

ملفات تعريف الوظائف هي مجموعة من الكفاءات المهنية والشخصية التي يجب أن يلتقي بها المرشح لوظيفة ما. في الوقت الحالي ، لا يوجد وصف رسمي للخصائص التي يجب أن يمتلكها ممثل لمهنة معينة ، وبالتالي فإن المديرين يعدون هذه الوثائق بشكل مستقل.

يمكننا أن نقول أن الملف الشخصي للموقف هو نوع من المعايير التي يجب على الموظف بموجبها أداء واجباته. يجب أن يكون الوصف مفصلاً ، والأهم من ذلك - واقعي. يجب أن تعرض الوثيقة العناصر الرئيسية التالية:

• مكان وأهمية المنصب في الهيكل التنظيمي لمشروع معين ؛
• المسؤوليات الوظيفية التي يجب أن يؤديها الموظف المقبول لهذا المنصب ؛
• ملف تعريف يسرد الكفاءات الأساسية التي يجب أن يمتلكها المرشح لمنصب ما ؛
• الصفات الشخصية اللازمة لأداء واجبات معينة ؛
• قائمة الحد الأدنى من المتطلبات التي تقدمها المنظمة لموظفيها.

وبالتالي ، يمكننا القول أن ملفات تعريف الوظائف هي مجموعة من الخصائص التي يجب على الموظف تلبيتها. هذا معيار محدد يصف المسؤوليات ، بالإضافة إلى المؤهلات والمعلمات الشخصية لمقدم الطلب.

لماذا أحتاج إلى ملفات تعريف الوظائف

يواجه مديرو الموارد البشرية بانتظام مسألة إغلاق منصب شاغر. من خلال عدم وضع ملف تعريف شامل للمنصب ، لا يجب عليك المتابعة مع الاختيار المباشر للموظفين. هذا المستند هو تلميح يُستخدم في الحالات التالية:

• اختيار المرشحين لملء الوظائف الشاغرة ؛
• للحصول على شهادة من العاملين بالفعل من أجل الكشف عن درجة الامتثال للموقف الذي يشغلونه (وهذا ينطبق أيضًا على الموظفين الذين اجتازوا فترة الاختبار) ؛
• من أجل وضع خطط لتدريب الموظفين والتدريب المتقدم ؛
• إذا كنت بحاجة إلى إنشاء احتياطي من الموظفين في المستقبل ؛
• من أجل تخطيط النمو الوظيفي وزيادة ترقية الموظفين إلى المناصب العليا في المنظمة.

في كثير من الأحيان ، يتم الخلط بين ملف الوظيفة لمرشح لمنصب ووصف الوظيفة. والفرق الأساسي بين الوثيقتين هو أن الثانية يتم تجميعها على أساس المتطلبات القانونية. الوصف الوظيفي هو مستند عام يتم إعداده للمهنة ككل ، وليس لموظف معين في منظمة معينة. يحدد المسؤوليات وظروف العمل الرئيسية. ملف تعريف الوظيفة هو مستند ذو طبيعة محلية ليس له متطلبات واضحة للمحتوى والبنية. يقوم مدير الموظفين (أو غيرهم من العاملين بالموظفين) بتجميعها بناءً على خبرتهم الخاصة أو الممارسة العامة للمنظمة.

الكفاءات المهنية

تتطلب كل وظيفة موظفًا امتلاك بعض الكفاءات. هذه هي خصائص التأهيل اللازمة لأداء بعض الأعمال. لذلك ، عادةً ما يتضمن ملف تعريف الكفاءة للمنشور العناصر التالية:

• التفكير الاستراتيجي (يعني القدرة على وضع خطط طويلة الأجل مع مراعاة المخاطر المحتملة والخيارات البديلة) ؛
• التأثير على الآخرين (القدرة على الدفاع عن وجهة نظر المرء ، وكذلك إقناع الآخرين بصحته) ؛
• مهارات حل المشكلات (القدرة على الاستجابة بشكل مناسب للمواقف والصعوبات غير القياسية ، وكذلك إيجاد طرق للخروج منها بسرعة) ؛
• البحث عن المعلومات (اختيار البيانات وتصفيتها ، والقدرة على العثور على المصادر ذات الصلة واستخدامها) ؛
• القدرة على العمل مع العملاء والأطراف المقابلة (مع مراعاة الاهتمامات وفهم علم النفس وإشباع الرغبات والاحتياجات) ؛
• المرونة (الاستجابة السريعة وصنع القرار وفقا للوضع المتغير) ؛
• التركيز على الجودة (المعرفة والوفاء بجميع المتطلبات والمعايير ، وكذلك الرغبة في التحسين المستمر).

اعتمادًا على الموقف المعني ، يمكن توسيع أو تضييق قائمة الكفاءات. لا يحتوي الملف المهني للمنصب على المتطلبات فحسب ، بل يحتوي أيضًا على درجة شدتها (الأساسية ، العالية ، القصوى). يمكن تحديد هذا المؤشر من خلال مقابلة أو من خلال اختبارات نفسية خاصة.

كيف يتم تجميعها

يعد رسم ملف شخصي لمنشور عملية شاقة إلى حد ما. ضرورة ذلك يرجع إلى حقيقة أن هذا المستند يسمح لك بتحديد المعلمات التي يجب أن يمتلكها الموظف القيم. بعد صياغة الملف الشخصي بشكل صحيح ، يسهل موظفو الموارد البشرية عملية البحث واختيار الموظفين الجدد إلى حد كبير. عند تجميع مستند ، يجدر اتباع عدد من التوصيات والقواعد:

• يجب أن يكون عنوان المنشور موجزًا ​​وأن يعكس جوهره بوضوح. من الجدير أيضًا كتابة وصف موجز يحتوي على قائمة بالمسؤوليات الرئيسية للموظف. يمكن تقديمه كقائمة من المهام. سيكون هذا هو أساس الملف الشخصي للمنشور.
• يجب ألا تتضمن قائمة المعلومات الأساسية حول الوظيفة فقط ترتيب العمل ، ولكن أيضًا حجم الراتب ، والذي سيكون أحد النقاط الرئيسية في المقابلة. من الجدير أيضًا وصف التسلسل الهرمي للتبعية ، بالإضافة إلى قائمة تقريبية بالأشخاص الذين سيتعين على الموظف الجديد التفاعل معهم.
• يتطلب أداء واجبات الوظيفة مجموعة من الكفاءات المحددة. يجب ألا تكون هذه القائمة واسعة النطاق (لا تزيد عن 10 نقاط). يمكن تجميعها على أساس الخبرة الشخصية ، والبحث النظري ، وملاحظات الموظفين ، وكذلك المسح الاجتماعي. يمكنك تقسيم الكفاءات إلى عدة مجموعات (على سبيل المثال ، محددة والشركات).

يجب أن يكون ملف التعريف موجزا وواسع النطاق. سيسمح لك ذلك بالحصول على معلومات شاملة دون قضاء الكثير من الوقت في معالجتها.

المراحل الرئيسية للخلق

يتضمن وضع ملف تعريف الوظيفة عدة مراحل متتالية:

• في المرحلة الأولى من إعداد الوثيقة ، يجب دراسة توصيفات الوظائف بعناية ، وكذلك جميع المعلومات المتعلقة بخصائص المؤسسة. يمكنك إجراء مقابلات مع الموظفين أو مسح اجتماعي باستخدام نماذج موحدة.
• بعد ذلك ، يتم تحديد دائرة الأشخاص الذين سيشاركون مباشرة في العمل. في أغلب الأحيان ، يتعامل متخصصو الموارد البشرية مع هذه المشكلة. ومع ذلك ، من المهم أيضًا إشراك مديري الخدمات الأخرى التي يتم تجميع ملفات التعريف الخاصة بها. يمكن تنفيذ العمل بشكل مشترك أو منفصل مع الدمج اللاحق للنتائج في وثيقة عمل نهائية.
• تتضمن المرحلة الثالثة دراسة الهيكل التنظيمي للمشروع من أجل تحديد مكان الوظيفة فيه. يجب تحديد المرؤوسين ، وكذلك الرؤساء المباشرين ، الذين سيحتفظ الموظف الجديد بتقرير لهم.
• فيما يلي وصف تفصيلي للمسؤوليات الوظيفية التي تتوافق مع موقع معين. الأساس ليس فقط الأفعال القانونية ، ولكن أيضًا الخبرة الشخصية في مؤسسة معينة.
• في المرحلة الخامسة ، يجب على مدير الموظفين (أو أخصائي آخر مشارك في إعداد الملف الشخصي) تحديد قائمة المعارف والمهارات التي ستكون مطلوبة لأداء واجبات الوظيفة. عن الكفاءات المهنية.
• بعد تحديد الكفاءات ، من المهم توزيعها وفقًا لدرجة الأهمية ، وكذلك المستوى الذي يجب أن يمتلكه الأخصائي. سيؤدي ذلك إلى تسهيل عملية الاختيار.
• بعد ذلك ، يجب على المشاركين في مجموعة العمل تحديد الخصائص الشخصية التي يجب أن يتمتع بها المتقدم لشغل منصب شاغر. في بعض الأحيان تكون سمات الشخصية أكثر أهمية من الكفاءات المهنية ، لأنه يمكن تطويرها ، ويمكن أن تصبح الأولى عقبة خطيرة أمام عملية العمل.
• في المرحلة الثامنة ، من الضروري تحديد المتطلبات العامة للموظف. عادة ما يكون الجنس أو العمر أو مستوى التعليم أو الخبرة العملية وما إلى ذلك. من الجدير بالذكر أن أول علامتين ليسا مناسبين دائمًا للاستخدام ، لأن القانون يمكن أن يفسرهما على أنهما تمييز.
• تتضمن المرحلة الأخيرة تحديد المعايير التي يتم بموجبها تحديد كفاءة عمل الموظف. يمكن استخدامها خلال الفترة التجريبية أو للتقييم الدوري لجودة العمل للعمال الحاليين.

تجدر الإشارة إلى أن هذه الخوارزمية ليست إلزامية للامتثال في جميع المنظمات. اعتمادًا على حجم المؤسسة ، وكذلك تفاصيل هيكلها التنظيمي ، قد يتم تفويت بعض المراحل ، ويمكن أيضًا إدخال مراحل إضافية.

تجميع العينة

في الوقت الحالي ، لا يوجد شكل موحد يتم بموجبه تجميع ملف تعريف لمتطلبات المنصب. وقد يكون للمهن نفسها في كل مؤسسة متطلبات محددة. ومع ذلك ، فقد طور مديرو الموارد البشرية بالفعل ممارسة معينة يتم بموجبها تجميع ملف تعريف الوظيفة. قد تبدو العينة كما يلي:

• المسمى الوظيفي وفقًا لجدول التوظيف ؛
• وصف موجز (ما يجب على الموظف فعله) ؛
• الشروط الأساسية (جدول العمل ، ومستوى الأجر ، وما إلى ذلك) ؛
• المتطلبات المقدمة لمقدم الطلب للمنصب (مستوى التعليم ، الخبرة العملية في مجال معين ، مهارات خاصة معينة) ؛
• قائمة موسعة بمسؤوليات العمل ؛
• الكفاءات المؤسسية التي يجب أن يمتلكها الموظف المحتمل لمنظمة معينة ؛
• الاختبارات النفسية وطرق أخرى لتقييم امتثال الموظف لمنصب معين.

هذا قالب تقريبي. في أغلب الأحيان ، هذا هو هيكل ملف التعريف الوظيفي. يمكن توسيع أو تضييق العينة ، حسب هيكل المنظمة. يمكن أيضًا إدخال معلمات إضافية لمشاركات محددة.

الملف الشخصي للموارد البشرية

يعد مدير شؤون الموظفين من أكثر المناصب مسؤولية في المؤسسة ، لأن التكوين النوعي للموظفين يعتمد على هذا الموظف. لذلك ، يتم تقديم طلبات خاصة على ضباط الأركان ، والتي تنعكس في وثيقة مثل ملف تعريف الوظيفة. قد تكون العينة على النحو التالي:

• مهارات العمل مع الناس (يجب أن يكون لدى مدير شؤون الموظفين اتصالات وحل النزاعات) ؛
• المشاركة السريعة (لا ينبغي أن يكون اختصاصي الموارد البشرية غير مبال ، بل يجب أن يكون لديه مصلحة في حل بعض القضايا) ؛
• أخذ زمام المبادرة في الأمور المتعلقة بتحسين هيكل ونوعية الموظفين ؛
• الانفتاح على التواصل (هذه الجودة ضرورية بالنظر إلى السمات المحددة للمنصب) ؛
• الحماس في حل القضايا الحالية ؛
• المزاج الإيجابي ، والذي سيتم نقله إلى جميع أعضاء الفريق الآخرين ؛
• القدرة على إجراء محادثة (المدير هو الذي يلعب الدور القيادي في المحادثة مع الموظفين المحتملين والحقيقيين) ؛
• مهارات القيادة؛
• مهارات التحدث أمام الجمهور (لتقديم التقارير والتقارير إلى الإدارة العليا ، وكذلك عقد حلقات دراسية للمرؤوسين) ؛
• التفكير غير القياسي لاتخاذ قرارات خلاقة في حالات الطوارئ ؛
• المهارات الخطابية ، وإقناع البيانات ؛
• سرعة التفكير والسرعة في الإجراءات ؛
• القدرة على التكيف مع الظروف المتغيرة (بالإضافة إلى مساعدة الموظفين المعينين حديثًا) ؛
• عدم الخوف من المخاطر (يجب أن تكون هذه الخاصية واضحة بشكل معتدل) ؛
• الاستقلال في صنع القرار ؛
• القدرة على التجربة وإيجاد أساليب جديدة للإدارة ؛
• روح الدعابة التي تساعد على إبطال المواقف المجهدة والمرهقة.

يجب وضع ملف تعريف منصب المدير المسؤول عن اختيار الموظفين بعناية خاصة ، لأن هذا المنصب هو أحد المفاتيح في أي مؤسسة. يجب على الشخص المتقدم للحصول على هذا المنصب أن يلتزم تمامًا بالمتطلبات ، لأنه تقع على عاتقه مسؤولية مسؤولية تشكيل الموظفين.

متطلبات مدير المبيعات

في كثير من الأحيان يمكنك مقابلة مثل هذا الشاغر كمدير مبيعات. على الرغم من حقيقة أن العديد من الشباب يبدأون مساراتهم المهنية بعمل مماثل ، إلا أنه يتم تقديم متطلبات خطيرة جدًا للمتقدمين بالفعل في هذه المرحلة. الملف الشخصي النموذجي لوظيفة مدير المبيعات هو كما يلي:

• الاستعداد للتواصل المستمر مع مجموعة واسعة من الأشخاص (الموردين والعملاء والعملاء وما إلى ذلك) ؛
• القدرة على اتخاذ القرارات بسرعة بعد المفاوضات مع الأطراف المقابلة ؛
• القدرة على الحفاظ على مزاج متفائل في المحادثة ، وكذلك خلق جو من الثقة ؛
• إبداع التفكير (مهم في عرض المنتج) ؛
• القدرة على تنظيم وقتك بشكل عقلاني (لأن العمل ينطوي على العديد من الاجتماعات والمفاوضات اليومية) ؛
• النغمة الدبلوماسية في التواصل مع المقاولين والعملاء ؛
• التوازن العاطفي ، والقدرة على الهدوء في المواقف العصيبة ، وكذلك إيجاد مخرج من النزاعات بسرعة ؛
• القدرة على إيجاد لغة مشتركة مع أنواع مختلفة من الشخصيات ؛
• الولاء للمنتج الذي يتم بيعه.

تجدر الإشارة إلى أنه يتم تقديم ملف تعريف تقريبي جدًا للموقف. يمكن توسيع المثال أو تقصيره ، وفقًا لاحتياجات منظمة معينة.

الأساليب الأساسية لملف تعريف الوظيفة

يمكن أن يتم تطوير ملف تعريف الوظيفة وفقًا لنهجين رئيسيين:

• يشير نهج الموقف إلى أن الوثيقة يتم تجميعها على أساس طارئ عندما يكون من الملح إغلاق وظيفة شاغرة. نظرًا لأن الوقت محدود جدًا ، يتم إعداد المستند تقريبًا تقريبًا ، مع الإشارة فقط إلى المتطلبات الأساسية للموظف المحتمل. في المستقبل ، يمكن أن تعمل قطعة العمل هذه لتشكيل ملف تعريف كامل.
• ينطوي المنهج المنهجي على عمل شامل ، ونتيجة لذلك سيتم تطوير ميزات واضحة للموقف والكفاءات اللازمة والصفات الشخصية ومجالات المسؤولية الوظيفية. سيحتوي على جميع المعلومات الشاملة ، وبالتالي سيتم اعتباره وثيقة عمل في البحث عن الموظفين واختيارهم. مع خضوع المنظمة لأي إصلاحات ، سيخضع الملف الشخصي أيضًا لتغييرات.

الموجودات

من الجدير بالذكر أنه من أجل الاختيار الناجح للموظفين ، من المهم أن يتم وضع ملف تعريف الوظيفة في المؤسسة. من الصعب للغاية إعطاء مثال على مستند موحد ، لأن هذه المشكلة لا ينظمها القانون ، ولكنها تظل وفقًا لتقدير مديري المؤسسات.

الملف الشخصي هو أحد الأدوات الرئيسية التي يتم استخدامها في اختيار المرشحين لمنصب شاغر معين. بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا لهذه الوثيقة ، يمكن إجراء الشهادات الدورية للموظفين أو التحقق بناءً على نتائج الفترة التجريبية. اعتمادًا على نتائج الدراسة ، يمكن تحديد اتجاهات تحسين مستوى التأهيل.

عند تجميع ملف تعريف ، يمكن استخدام أحد النهجين. يحدث الموقف عندما يكون إغلاق وظيفة شاغرة أمرًا ملحًا. في هذه الحالة ، يمكن عمل الوصف الوظيفي تقريبًا للإشارة فقط إلى الخصائص الرئيسية. إذا تحدثنا عن النهج المنهجي ، فسيتم تطوير وثيقة تفصيلية دقيقة ، والتي يتم استخدامها باستمرار في ممارسة اختيار الموظفين.

تتضمن العملية النموذجية لتطوير ملف تعريف الوظائف اجتياز عدة مراحل متتالية. بادئ ذي بدء ، ندرس خصائص المهنة ، وكذلك متطلباتها ، المقدمة من خلال الإجراءات القانونية التنظيمية. من الضروري أيضًا تشكيل مجموعة من المتخصصين الأكفاء الذين سيشاركون في إعداد الوثائق. يتم تجميع الملف الشخصي مع مراعاة الهيكل التنظيمي للمشروع ، وبالتالي يجب دراسته بعناية. الجزء الرئيسي من الوثيقة هو وصف لمسؤوليات الوظيفة للموظف المحتمل ، بالإضافة إلى متطلبات الكفاءات. من الجدير أيضًا الانتباه إلى الصفات الشخصية (المؤانسة ومقاومة الإجهاد وما إلى ذلك).